FAX・メール・Excel受注をWeb化するには？
BtoB受注システムの選び方と個別開発が向くケース

FAX・メール・Excel受注をWeb化するとは

Web化の前に、現在の受注を5つに分けて確認する

この5つを分けると、「注文受付だけWeb化すればよい」「見積まで自動化したい」「受注後の転記までなくしたい」といった優先順位を決めやすくなります。

Web化できる主な範囲

• 取引先ログインと顧客ごとの表示・利用条件
• 商品・仕様・数量・オプションの選択
• 選択できない組み合わせや必須項目の制御
• 顧客別価格・数量・仕様に応じた価格計算や見積依頼
• 注文確認、承認、発注、履歴、再注文
• 基幹・在庫・顧客管理・製造等へのAPIまたはファイル連携

SaaS・パッケージと個別開発、どちらを選ぶか

どちらが優れているという話ではなく、標準化できる範囲と固有ルールの多さで判断します。個別開発でも、既存サービスや既存システムを残し、足りない部分だけを作る構成は可能です。

「全部置き換える」必要がないケース

見積から先にWeb化する方法もある

受注全体の変更が大きい場合は、問い合わせ・仕様確認・見積の部分から着手する方法があります。入力条件から概算を出す、正式見積に必要な情報だけ先に揃えるなど、現在の業務に合わせて自動化範囲を決めます。

導入前に整理しておくとよい資料・ルール

1. 1

   現在の注文書・入力フォーマット

   どの項目を取引先から受け取っているかを確認します。

2. 2

   商品資料・仕様表

   選択肢、組み合わせ、選べない条件を確認します。

3. 3

   価格表・見積ルール

   顧客別条件、数量、加工、例外条件と、人の判断が必要な部分を整理します。

4. 4

   業務フロー

   注文受領後に誰が何を確認し、どのシステムへ入力しているかを確認します。

5. 5

   既存システムの連携仕様

   API・CSV等、受注データを渡せる方法があるか確認します。

段階的にWeb化する考え方

最初から商品・価格・承認・受注・基幹連携をすべて同時に変えるのではなく、課題の大きい工程から段階的に進める方法もあります。たとえば、まず仕様入力と見積依頼をWeb化し、その運用を確認したうえで注文・基幹連携へ広げる、といった進め方です。

よくある質問